Hankekoulu artikkelisarjan kolmannessa jutussa syvennytään hankesuunnitteluun. Aiheeesta on kirjoitettu ja julkaistu paljon, koska se on nimensä mukaisesti, keskeinen ”hankesuunnitteluvaihe”. Siis vaihe, jossa linjataan isot asiat; lähtökohdat, korjaustapavaihtoehdot, perusteet, alustava arvio kustannuksista, aavistus aikataulusta, vaikutukset käyttöön (asumiseen) ja monet muut investointihankkeen päätöksen kannalta tärkeät asiat. Tässä artikkelissa pyritään menemään niin sanotusti asunto-osakeyhtiöiden kannalta tunnistettavaan ytimeen ja kipupisteisiin.
Hankesuunnitteluvaiheen lähtökohdat
Hankesuunnittelua edeltävä vaihe hankkeenkaaressa on tarveselvitys, jota käsittelimme artikkelisarjan edellisessä vaiheessa. Lyhyenä kiteytyksenä tarveselvitysvaiheesta voidaan todeta, että siinä tulisi määritellä kiinteistön teknisen elinkaaren, huoltohistorian ja omistajan tavoitteiden kannalta keskeiset asiat. Onko meillä tarve korjata, koska ja mitä?
Vielä mainittiin, että huolellisen kiinteistön omistajan normaaliin proseduuriin liittyy ajantasaisten kiinteistötietojen ylläpito. Reaalimaailmaa kuitenkin on, että niihin herätään aina sen seuraavan korjaushankkeen kynnyksellä. Edellinen karkeahko yleistys sallittaneen ainakin omistusasuntoyhtiöiden tapauksessa, koska kokemusperäisesti pitkäjänteistä omistajuutta, jopa kiinteistöstrategiaa harvemmin tapaa. Tämä on luonnollista siitäkin näkökulmasta, että elinkaari on pitkä, omistajapohja ja isännöitsijät vaihtuvat. Ei ole välttämättä perustaa tai intressiä asennoitua päätöksissä omakohtaista näköpiiriä pidempään ajanvirtaan. PTS –suunnittelu, jota asunto-osakeyhtiölakikin tänä päivänä edellyttää viittaa jo lainsäätävän kintaalla tähän suuntaan. Se kertoo, että lainsäätäjä katsoo, että olisi kovin merkityksellistä suuren asuntomassan ja kansallisomaisuuden kautta tehdä pitkäjänteisempiä, suunnitelmallisempia päätöksiä kiinteistöjen hyvinvoinnin eteen. Yhteiskunnalliset periaatteet versus yksittäisen osakkeen omistajan arkipäivä eivät vaan aina kohtaa.
Ammattimaisessa kiinteistön omistuksessa valintoja tehdään kiinteistöbisneksen näkökulmasta. On taseessa oleva talo, joka on ostettu tietyllä hinnalla sen olemassa olevin ominaisuuksin. Sille suunnitellaan tuotto mm. vuokratuottona, jälleenmyyntiarvona ja siinä välissä olevilla käyttökuluina. Puhutaan omistajan ja käyttäjän kiinteistöstrategiasta.
Kun nelihenkinen perhe ostaa oman kodin osaketalosta, ja laittaa siihen usein pankin avustuksella rahallisesti kiinni ”puolielämää”, käy töissä, harrastaa ja kasvattaa lapsia tuntuu osakeomisteisen talon strategiat väliin kovin kaukaiselta. Ei sillä, etteikö omistajilla olisi paljonkin harkintakykyä pääomansa hyvinvoinnin vaalimiseksi, mutta lähtökohdat vaan ovat ja tulevat olemaan osakeomisteisessa talossa aina erilaiset. Näin ollen hankesuunnitteluvaiheessa päättävät omistajien päätökset eivät välttämättä aina ole meidän ”asiantuntijoiden” silmissä niitä oikeita päätöksiä. Omistajiakin on moneksi sijoittajien, yhteisöomistajien ja oman kodin asujien kesken.
Silloin, kun tarveselvitysvaiheen ja tässä artikkelissa kuvailtavan hankesuunnitteluvaiheen pohjatyö on tehty hyvin perustellusti, ei ole mitään syytä mennä arvostelmaan yhteisöllisestä omistajuudesta yhtiökokouksessa syntyneitä päätöksiä. Asunto-osakeyhtiölaki auttaa linjaamaan millä enemmistöllä kulloinkin päätös syntyy ja siihen lienee demokratian hengessä on tyytyminen. Mielipiteitä tulee sallia ja vääristä päätöksistä voi valittaa.
Hankesuunnittelua lähestyminen
Otetaanpa toki askel taaksepäin ennen päätöksentekoa. Kirjoittajalla on ollut mahdollisuus olla kokemassa ja ohjaamassa useita kymmeniä hankesuunnitteluvaiheita rakennuttajakonsultin roolissa. On hankesuunniteltu mm. julkisia rakennuksia, liikerakennuksia, kiinteistö- ja asuntokohteita niin uusia kuin saneerattaviakin. Kaikissa näissä periaate on kuitenkin sama. On lähtökohdat kuten tontti tai olemassa oleva rakennus ominaisuuksineen. On lähtötiedot kuten kaavatiedot, korjaushistoria, kuntoarvio ja tätä tarkentavat kartoitukset tai yksinkertaisimmillaan isännöitsijän todistus kohteesta. Asunto-osakeyhtiössä on ennen kaikkea ihmiset ja kodit, jotka tulee pyrkiä kohtaamaan tasavertaisina päätöksentekijöinä. Sekin on yksi lähtökohta, että konsultti tai isännöitsijä tulee tekemään investointihankkeen valmistelua ihmisten keskelle yhtiön pitkässä elinkaaressa. Kaikki tyylit käyvät, kun hankesuunnitteluvaihe tehdään asiantuntevien tahojen toimesta.
Hankesuunnitteluvaiheessa on selvästi erotettavissa viisi roolia:
- omistaja = taloyhtiö
- käyttäjä = osakkeen omistajat ja vuokralaiset
- isännöinti ja kiinteistön huolto
- hankesuunnittelija (ARJ, RAK ja LVISA)
- hankesuunnittelun ohjaaja = projektinjohtaja
Käymättä tässä kohdin sen suurempia oppiriitoja edellä mainituista tekijöistä löytyy erittäin tärkeä yhtälö. Rakentamisessa tai korjaamisessa on aina kysymys isoista rahoista, intresseistä toiveista ja tavoitteista. Nämä on ehdottoman tärkeää solmia kirjallisin sopimuksin velvoitteiksi, oikeuksiksi ja vastuiksi jo tässä investointihankkeen kannalta täysin keskeisessä vaiheessa. Oppiriidoilla tarkoitin, että asioita voi hoitaa aina omatoimisesti, kun siihen on kykyä, mutta viisautta on myös tunnistaa tilanne ja hankkia osaajat noihin edellä mainittuihin rooleihin.
Siis kilpailuta hankkeelle projektinjohtaja ja hankesuunnittelija sekä keskity valintojen myötä olennaiseen. Aseta tilaajan ja omistajan tavoitteet näille tahoille tehtävänantona. Ole käyttäjän edustaja ja tilaajan (päätöksentekijän) housuissa.
Ammatti-isännöitsijät tekevät teidän rinnalla osaavasti juuri tätä työtä. Isännöinnin piiriin normaalin isännöinnin tehtäväluettelon ja heille sen perusteella maksettavan palkkion myötä kuuluvat kiinteistön ylläpitoon ja taloudenhoitoon liittyvät tehtävät. On hyvä muistaa, että kiinteistön luottomies, isännöitsijäkin haluaa sopimuksena nojalla eri korvauksen investointihankkeeseen liittyvistä tehtävistä. Tässä suhteessa molempia osapuolia ajatellen myös vastuuvakuutukset on asetettava kohdalleen. Esimerkiksi hankesuunnittelutehtävän suorittaminen ja sen ohjaus on konsulttivastuuvakuutuksen piiriin kuuluvaa. Varmistu siis siitä, että tehtävää hoitavilla tahoilla on vastuunkantokyky tältä osin. Palvelua tarjoavilla konsulteilla ja suunnittelijoilla tämän tulee luontaisesti olla kunnossa, mutta myös isännöitsijä (tekninen) voi sitä hoitaa, kun kompetenssi ja vakuutus asia on kunnossa.
Toimijoiden valinta
Kun tehtävän jako on selvä, voidaan hankesuunnittelu ja sen ohjaustehtävä kilpailuttaa. Kilpailutuksen eväinä konsulttialojen tehtäväluettelot, isännöitsijätodistus sekä kohteesta olevat tiedot ovat asiallisen analysoinnin myötä riittäviä vertailukelpoisten tarjousten hankkimiseksi. Hankesuunnitelma maksaa keskikokoisessa taloyhtiössä noin 10 000 – 20 000 euroa. Kustannuksena se on koko korjaushankkeen osalta 1 – 3 %. Sisältö ja sitä seuraava päätös yhtiökokouksessa on kuitenkin niin merkittävää, että tämä vaihe on yhtään korostamatta syytä teettää erittäin huolellisesti.
Tärkeä on painottaa lähtökohtia ja tavoitteita sekä näistä seuraavia korjaustapavaihtoehtoja. On suorastaan väärin, että ollaan jo heti kättelyssä tekemässä esimerkiksi perinteistä tai pinnoitusta. Näihin tuntuu liittyvän voimakasta mielikuvamarkkinointia puolesta ja vastaan. Perusteet ensin ja sitten vasta menetelmät, jotka tarkastellaan rinnan tavoitteiden kanssa. Esitän tämän tarkoituksella näin oppikirjamaisesti, koska näkemällä ensin kokonaisuus on vasta viisautta pureutua teknisin yksityiskohtiin.
Mutta toimijoiden valintaan… Asunto-osakeyhtiö talon hankesuunnittelu erikymmenlukusiin kiinteistöihin on alan tunnetuille toimijoille lähes rutiinia. Toki kukin talo kertoo selvää otettaessa tavoistaan ja ominaisuuksistaan. Tunnettu toimija, referenssit ja hintakilpailu! Siinä se melko yksinkertainen resepti on. Ettei olisi liian yksinkertaista, on todettava, että eri toimistojen hankesuunnitelmaraporttien sisällössä ja laadussa on huomattavaa poikkeavuutta. Esimerkiksi kustannusarvioiden paikkansapitävyys ja korjausvaihtoehtojen ominaisuuksien vertailussa on huomattavaa eroa. Konsulttikunnan valitettavaksi helmasynniksi on jopa todettava, että ”vanhasta referenssikohteesta kopiointi” on yleistä. Sen verran ammattiylpeyttä soisi olevan, että näin ei edes hintakilpailun nimissä toimittaisi. Olkaa siis tässä tarkkoina! Isännöitsijät kilpailuttavat hankesuunnittelua eri toimijoiden kesken ja useimmilla on hyvä näkemys myös lopputuotteen eli hankesuunnitelman laadusta. Kilpailutukseen kannattaa valita toimijoita, joiden tuotoksilla tiedetään olevan tasainen laatu. No mistä se sitten tiedetään? Luottakaa isännöitsijään tai hankkimanne rakennuttajakonsulttiin, jotka vastuunalaisena toimijoina on velvoitettu hankkimaan Teille juuri tätä mitä edellä kuvattiin. Yksittäisen kiinteistön hallituksella ei välttämättä tätä kokemustaustaa voi olla, koska he ovat liikkeellä nimenomaan oman talonsa asioissa verraten em. toimijoihin, jotka tekevät sitä rutiinityönään. Edelliseen otsikkoon viitaten roolit rooleina ja tehtävistä vastuu, pois sulkematta sitä tosiasiaa, että taloyhtiöiden hallituksissa on todella paljon asiantuntemusta ja kykyä toimia.
Elinkaari ja riskit
Kuten tarveselvitysvaiheen artikkelissa jo käsiteltiin kiinteistön rakennusosilla on niille omaiset elinkaaret, joita PTS –suunnitelmassa mm. ennustetaan korjattavaksi. Hankesuunnitteluvaiheessa elinkaarta pitäisi laajakatseisesti nähdä myös eteenpäin.
Onko kiinteistössä jalostettavaa omaisuutta? Rakennusoikeus, kaavamuutos, ullakko, taloyhtiön asunto tai autohalli on otettava tapetille tässä yhteydessä. Juurikin siksi, että tämä on luonnollinen paikka tarkistaa halutaanko näitä käyttää investointihankkeen rahoituksen osana tai liittyvätkö ne muuton luontevasti suunniteltuun korjaussisältöön.
Riski liittyy kaikkeen rakentamiseen. Luettelosta tulisi kammottavan pitkä, jos kaikki kuviteltavissa olevat skenaariot pyrkisi tähän maalaamaan. Yksinkertaistan asian korjaustapavaihtoehtoihin ja niiden ominaisuuksiin sekä investointivaiheessa, että sitä seuraavassa ylläpitovaiheissa.
Edellyttäkää, että perustellusti kuvataan eri vaihtoehtojen ominaisuudet ja seuraamukset kiinteistön elinkaareen ja ylläpitoon. Varsinaista elinkaarilaskentaa rohkenen pitää tässä kohdin osin turhana, koska vastaavia kohteita on toteutettu todella paljon ja sitä vasten on täysin tiedossa, mitä eri tekijät korjaustapavaihtoehdoissa aiheuttavat.
On toki todettava, että lainsäädännön ja rakentamisen määräysten muuttuessa energiatehokkuuteen tähtäävät investoinnit on erittäin vakavalla painoarvolla huomioitava. Olemassa olevan kiinteistön energiaa hukkaavat tekijät on tunnistettu jo aikaa sitten. Esimerkiksi Kiinteistöliiton julkaisuista käy selville mihin lämpöenergia talosta häviää; ilmojen teille ja viemäriin noin pääosin. Ihan tavanomaisessa LVIS remontissa vaikutetaan jo moniin energiaa säästäviin asioihin.
Onko kovin väärin ennustettu, että valtiovalta säätää piakkoin lakeja jossa kiinteistöjen verotusta ryhdytään tarkastelemaan myös energiaperusteisti. Yleensä on ensin asetettu määräyksien ja siirtymäaikojen kautta tavoitteet ja sen myötä lähdetty hakemaan vastuun kantajia. Ken kuluttaa hän maksaa periaatteella.
Hankesuunnitelman sisältö ja rakenne
Taloyhtiön päätöksenteon kannalta olisi järkevää, että hankesuunnitelma vastaisi rakenteeltaan tilaajan toiveasetantaa. Ne asiat, jotka on pakko tehdä ja ne jotka olisivat muuten vaan mukavaa suunnitella tulee eritellä hankesuunnitelmassa, esimerkiksi taloyhtiön yhteistilat tai piha-alue. Nämä tulee eritellä aihepiireittäin, kustannuksin ja aikatauluvaikutuksin. Hankesuunnittelua seuraavissa vaiheissa suunnittelun valmistelu (kilpailutus), toteutussuunnittelu ja rakentamisen valmistelu (urakan kilpailutus) nämä tulee huomioida. Jälleen totuttu fraasi – suunnittele kokonaisuus, harkitse toteutus – on tässä paikallaan. Urakan kilpailutus vaiheessa voidaan kysyä urakkatarjouspyynnössä myös erillishintoja niille asioille, joiden toteuttamispäätös halutaan jättää yhtiökokoukselle. Hallitukselle jää näin liikkumavaraa ja työkaluja oman esityksenä muodostamiseen kiinteistön kannalta. Suunniteltavan hankkeen kustannukset muodostuvat näin käsitettävistä palasista. Se kuuluisa neliöhinta, saa näin todellisuus pohjan Teidän taloyhtiössänne siitä sisällöstä, joka Teille on oleellista. Saman sisältöisten remonttien hintoja voi vertailla eri sisältöisen ei.
Esimerkkinä salaoja ja sadevesijärjestelmän korjaaminen voidaan tehdä omana hankkeena tai putkiremontin tai julkisivusaneeraushankkeen osana.
Päätöksenteon valmistelu
Hankesuunnitteluvaiheen kesto on tyypillisesti 3 – 6 kk. Lopputuloksena tulee olla hyvien lähtötietojen pohjalta kiinteistöön sopiva ja vaihtoehdot luotaava kirjallinen tuotos, liite piirustuksin. Hankesuunnitelman liitteeksi olisi hyvä edellyttää ja tuottaa havainnollinen materiaali lähtökohdista ja korjaussuunnitelmasta. Havainnekuvina parhaimmillaan toimivat 3D –kuvat, jotka tulee erikseen hankesuunnittelijalta edellyttää huoneistotyypeittäin. Suunnittelun tarkentuessa nämäkin toki tarkentuvat. On kuitenkin niin, että perinteisistä pohjapiirroksista on vaikea mieltää mitä ollaan saamassa ja mistä ollaan päättämässä. Havainnekuvien laatiminen ei ole tänä päivänä enää merkittävä lisäkustannus hankesuunnittelijan toimeksiantoon.
Hankesuunnittelija esittelee hallitukselle laatimansa hankesuunnitelman perusteineen. He ovat tutustuneet kohteeseen huolellisesti, lähtötiedot ja kartoitusten tulokset ovat liitettävissä hankesuunnitelmaan. Osakaskyselyn kooste on tärkeänä dokumenttina olemassa. Näillä perusteilla hallituksen on mahdollista valmistella päätösesityksenä yhtiökokoukselle, joka tulee päättämään suunniteltavan korjaushankkeen sisällöstä ja sen rahoituksesta. Tämä päätös kantaa aina toteutussuunnittelun, rakennusluvan hakemisen ja urakkakilpailun tuloksen myötä, itse toteutettavan hankkeen rahoituspäätökseen.
Viestinnästä ja osakasmuutoksista
Hankesuunnitteluvaiheen alkaessa on tärkeää, että osakkaille kerrotaan mistä on kysymys. On syytä pitää infotilaisuus hankesuunnitteluvaiheen aluksi prosessin kulun kuvaamiseksi. Toinen info on sitten paikallaan ennen varsinaista päätöstä hankesuunnittelun lopputuloksen perusteella. Info joko yhtiökokouksen yhteydessä tai vähintään sitä ennen materiaali etukäteen toimittaen.
Asukaslähtöisyys tulee huomioitua tässä vaiheessa mm. osakaskyselyn kautta. Varsinaisten osakasmuutosajatusten paikka on vasta taloyhtiön saneeraussisällön selvittyä hankesuunnitteluvaiheen päätöksenteon jälkeen.
Taloyhtiön tulee päättää saneerauksen lähtökohtana olevien laajuuden ja laatutason osalta se, mitä pidetään laatutasona. Onko se alkuperäisen rakennusvuoden mukainen lähtötilanne nykymääräyksin höystäen, nykyinen vallitseva tilanne vai jotain tästä välistä. Asiaan liittyy tilojen rakennusluvissa oleva käyttötarkoitus, nykyinen tilojen käyttö ja haluttu käyttö. Kun hankkeelle joka tapauksessa tulee hakea rakennuslupa, niin täytyy nämä asiat tässä yhteydessä täsmentää. Esimerkkinä; liike- ja toimistotilassa toimii pizzeria, viimeistään rakennusluvan myötä täytyy rakentaa toiminnan edellyttämät olosuhteet ilmanvaihdon ja hygieenisyyden vaatimusten mukaisesti.
Hankesuunnittelusta katse eteenpäin
Hankesuunnitelman ja korjaustapavaihtoehdon valinnan myötä hanke on valmis lähetettäväksi suunnittelun valmisteluvaiheeseen. Suunnittelua tarjoavilla konsulttitoimistoilla on hankesuunnitelmasta hyvä käsitys suunniteltavan korjaushankkeen perusteista, laajuudesta ja laatutasosta.
Taloyhtiön tahotila on nyt kirjoissa ja kansissa yhtiökokouksen päätöksen sinetöimänä. Alussa todetun mukaisesti tähän on päästy huolellisen työn tuloksena tarkkaan valittujen yhteistyökumppaneiden avustuksella. Paljon on jo tehty, mutta paljon on vielä edessä. Isot linjat on linjattu, yksityiskohtia viilataan.
Ystävällisin terveisin
Juuso Hämäläinen
