RAPP OY TIETOSUOJASELOSTE TYÖNHAKIJOILLE
Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tämä on Rapp Oy:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 7.4.2020 ja päivitetty 25.8.2025.
Rekisterinpitäjä
Rapp Oy
Firdonkatu 2 T 84
00520 HELSINKI
Puh. 044 7799 277
Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Talousjohtaja Ville Karttunen, ville.karttunen@rapp.fi, puh. 044 7799 273
Rekisterin nimi
Rapp Oy:n työnhakijarekisteri
Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Peruste on henkilön oma suostumus (omaan tahtoon perustuva tietojen luovuttaminen).
Työnhakijoilta kerättävien tietojen käsittelyn tarkoituksena on arvioida hakijoiden soveltuvuutta yrityksen ja konsernin avoimiin työtehtäviin. Muiden yhteystietojensa jättäneiden osalta tietoja käsitellään tietojen jättäneen henkilön yhteydenottopyynnön tarkoituksen mukaisesti.
Rekisterin tietosisältö
Työnhakijoilta kerätään heidän itsensä päättämä laajuus henkilöstötiedoista (vapaamuotoinen hakemus ja CV) tai järjestelmää hyödynnettäessä nimi ja yhteystiedot sekä opiskelu- ja työhistoriatietoja.
Työnhakijan tiedot poistetaan kahden vuoden sisällä työhönottopäätöksestä. Työnhakijan omasta pyynnöstä häntä koskevat tiedot poistetaan välittömästi.
Työnhakijoiden tietoja voivat käsitellä vain henkilön valintaan osallistuvat henkilöt. Hakuprosessissa kunnioitetaan hakijoiden yksityisyydensuojaa.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Työnhakijoiden osalta tietoja ei luovuteta konsernin ulkopuolisille tahoille. Poikkeuksena tähän voi olla esim. soveltuvuusarvioinnin toteuttaminen palveluna, jolloin hakijan tiedot välitetään hänen suostumuksellaan soveltuvuusarviointeihin erikoistuneelle palveluntarjoajalle.
Tietoja ei lähtökohtaisesti siirretä rekisterinpitäjän toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Mikäli Rapp kuitenkin siirtää henkilötietoja EU/EEA-alueen ulkopuolelle, siirto tapahtuu asianmukaisten siirtomekanismien, kuten vakiosopimuslausekkeiden perusteella.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Pääperiaatteina henkilötietojen käsittelyssä ovat henkilöiden yksityisyyden suojan kunnioittaminen sekä huolellisuus. Käsiteltävät tiedot suojataan tietojärjestelmien suojausten ja käyttöoikeuksien avulla asianmukaisesti. Palvelimilla olevat tiedot suojataan huolehtimalla laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta. Tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
Järjestelmien tietosuojasta huolehtii järjestelmätoimittaja.
Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee osoittaa kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä vastaa pyynnön esittäjälle noin kuukauden kuluessa. Lainsäädännön vaatimusten täyttämiseksi tarvittavat tiedot säilytetään kuitenkin lain edellyttämän ajan.
RAPP OY TIETOSUOJASELOSTE TYÖNHAKIJOILLE
1 Johdanto
Rapp Oy on sitoutunut suojelemaan yksityisyyttäsi. Kunnioitamme oikeuksiasi rekisteröitynä. Henkilötietoja kerätessämme kerromme tietosuojakäytäntömme sekä tietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperustan.
Tässä työnhakijoille suunnatussa tietosuojaselosteessa kerromme, miten Rapp Oy (tästedes Rapp), Y-tunnus 0779955–6, Firdonkatu 2 T 84, 00520 Helsinki, kerää ja käsittelee henkilötietojasi, jos olet hakenut Rappilla avoinna ollutta tehtävää tai lähettänyt Rappille avoimen hakemuksen.
Rapp on rekisterinpitäjä, jolle olet antanut suostumuksesi henkilötietojesi keräämiseen ja käsittelyyn työnhakuun liittyviä tarkoituksia varten.
Rapp käsittelee työnhakijoiden henkilötietoja rekrytoinnissa ja työntekijöiden valinnassa. Huolehdimme työnhakijoiden yksityisyyden suojasta ja käsittelemme henkilötietoja Euroopan Unionin (EU) yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR 2016/697) ja muun kansallisen lainsäädännön mukaisesti. Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan tarkemmin siitä, mihin tarkoituksiin Rapp käsittelee työnhakijoiden henkilötietoja ja millä tavalla tietoja käsitellään rekrytointiin liittyen.
2 Mihin tarkoituksiin käsittelemme henkilötietojasi?
Käsittelemme henkilötietojasi rekrytointiprosessin hoitamista varten, kuten työhakemusten käsittelemiseksi, rekrytointiprosessista tiedottamiseksi sekä työhaastatteluiden järjestämiseksi. Lisäksi hakijoiden henkilötietoja käsitellään työntekijän valinnassa, mukaan lukien soveltuvuuden arviointi. Työnhakijalla on oikeus peruuttaa antamansa suostumus henkilötietojen käsittelyyn.
3 Mitä henkilötietoja käsittelemme rekrytoinnissa?
Henkilötiedolla tarkoitetaan GDPR:n mukaisesti tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön liittyviä tietoja. Arkaluonteisella henkilötiedolla tarkoitetaan esimerkiksi sellaisia henkilötietoja, jotka liittyvät terveyteen, vammaan tai muihin vastaaviin arkaluonteisiin henkilötietoihin.
Rekrytointiprosessin aikana Rappin tietoon voi tulla muitakin työnhakijoita koskevia henkilötietoja, jotka työnhakijat vapaaehtoisesti antavat. Rekrytointiprosessi ei edellytä tällaisten muiden tietojen antamista, eikä Rapp lähtökohtaisesti säilytä näitä henkilötietoja, elleivät ne sisälly esimerkiksi työnhakijoiden täyttämiin työnhakulomakkeisiin, joiden säilyttäminen on perusteltua.
4 Mistä lähteistä saamme henkilötietosi?
Rapp kerää työnhakijaa koskevat henkilötiedot lähtökohtaisesti työnhakijalta itseltään. Rapp voi tietyissä tilanteissa, työnhakijan suostumuksella tai lainsäädännön muuten salliessa, kerätä tietoja työnhakijasta myös muista lähteistä, kuten:
- Työnhakijan ilmoittamilta suosittelijoilta, kuten entisiltä työnantajilta.
- Ulkopuoliselta rekrytointikumppanilta.
- Työnhakijan soveltuvuusarvioinnin suorittavalta palveluntarjoajalta.
5 Tietojen siirto ja jakaminen
Rappille luovutettuja henkilötietoja ei näytetä julkisesti tai jaeta muiden kanssa ilman hyväksyntää tai oikeutusta. Rappin työntekijöillä ja muulla henkilökunnalla ja valtuutetuilla henkilöillä tai organisaatioilla on pääsy henkilötietoihin siinä määrin kuin se on tarpeen työtehtävien suorittamiseksi. Heitä koskee salassapitovelvollisuus.
Jaamme ja siirrämme henkilötietoja vain asianmukaisille ja valtuutetuille henkilöille taikka kolmansille osapuolille, jotka myös noudattavat EU:n yleistä tietosuojalainsäädäntöä (GDPR 2016/679). Käytämme aina asianmukaisia tietojen käsittelymekanismeja ja suojatoimenpiteitä käsitellessämme henkilötietoja.
Rapp ei lähtökohtaisesti käsittele tai siirrä työntekijöiden henkilötietoja EU/EEA-alueen ulkopuolelle. Mikäli Rapp kuitenkin siirtää henkilötietoja EU/EEA-alueen ulkopuolelle, siirto tapahtuu asianmukaisten siirtomekanismien, kuten vakiosopimuslausekkeiden perusteella.
6 Kuinka kauan säilytämme tietojasi?
Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi tai lakiin perustuvien säilytysaikojen mukaan, jonka jälkeen tiedot poistetaan. Säilytämme rekrytoinnissa kerättyjä tietoja enintään kaksi vuotta työhönottopäätöksestä tai valitsematta jääneiden hakijoiden hakemuksia sekä Rappin saamia avoimia hakemuksia 13 kuukautta.
7 Henkilötietojen turvallisuuden varmistaminen
Rapp on toteuttanut ja toteuttaa jatkossakin tarvittavat tekniset, fyysiset ja organisatoriset turvantoimenpiteet työntekijöiden henkilötietojen suojaamiseksi vahingossa tapahtuvalta taikka laittomalta henkilötietojen tuhoamiselta, häviämiseltä taikka muuttamisella sekä luvattomalta luovuttamiselta, väärinkäytöltä tai muulta EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen vastaiselta henkilötietojen käsittelyltä.
Ainoastaan valtuutetuilla työntekijöillä, muulla henkilökunnalla ja valtuutetuilla henkilöillä tai organisaatioilla on pääsy Rappin hallussa oleviin henkilötietoihin.
8 Oikeutesi työnhakijana
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan rekisteröidyllä on oikeus:
1) Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin. Työnhakijalla on oikeus saada tietoja häntä koskevassa tietojenkäsittelyssä.
2) Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Työnhakijalla on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
3) Oikeus tietojen poistamiseen. Työnhakijalla on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, ja rekisterinpitäjällä on velvollisuus poistaa henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, mikäli kyseisiä henkilötietoja ei enää tarvita niihin liittyviin tarkoituksiin.
4) Vastustamisoikeus ja oikeus käsittelyn rajoittamiseen. Työnhakijalla on oikeus vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä ja rajoittaa sitä tietyissä tilanteissa.
5) Oikeus tietojen oikaisemiseen. Työnhakijalla on oikeus vaatia henkilötietojensa oikaisuja ja korjauksia.
6) Oikeus peruuttaa annettu suostumus tietojenkäsittelyssä. Työnhakijalla on oikeus peruuttaa annettu suostumus henkilötietojensa käsittelyyn milloin tahansa.
7) Oikeus olla joutumatta automaattisesti tehdyn päätöksen kohteeksi, mukaan lukien profilointi. Työnhakijalla on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on sinua koskevia oikeusvaikutuksia tai muuten merkittäviä vaikutuksia.
9 Yhteystiedot
Mikäli sinulla heräsi kysymyksiä Rappin tietosuojakäytännöistä, voit olla yhteydessä yrityksemme tietosuojavastaavaan Ville Karttuseen (ville.karttunen@rapp.fi).
Tämä tietosuojaseloste on päivitetty elokuussa 2025.
