Mitä rakentamisen valmistelu on?
Rakentamisen valmisteluvaiheessa määritellään hankkeelle kaupalliset ja tekniset toteutuksen raamit, jotka kilpailutuksen ja neuvottelujen myötä solmitaan urakkasopimuksin. Tämän toteuttamiseksi laaditaan ja käsitellään hyväksytyn urakkamuodon sekä hankintatavan edellyttämät tarjouspyyntöasiakirjat, järjestetään urakkakilpailut ja valitaan urakoitsijat.
Tärkeimpänä vaiheena ennen sopimuksen valmistelua tehdään varsinainen rakentamispäätös. Taloyhtiöiden tapauksessa se tehdään koolle kutsutussa yhtiökokouksessa. Yhtiökokouksen keskeiset päätöskohdat koskevat rahoitusta, sen toteutusta, hallituksen valtuuksia ja päätöstä ryhtyä hankkeen toteutukseen. Tämä artikkeli käy läpi hankkeen ehkä tärkeimmän päätöksentekovaiheen valmistelun / rakentamisen valmistelun ja päätyen itse päätökseen.
Ajallisesti rakentamisen valmisteluvaihe seuraa luonnollisesti suunnittelun ohjausvaihetta tai oikeammin limittyy sen kanssa toteutussuunnittelun loppuvaiheen kanssa. Urakoiden kilpailutukseen laadittavien kaupallisten asiakirjojen yhteydessä on hyvä olla käytettävissä kutakuinkin lopulliset suunnitelma-asiakirjat, että näistä saadaan hyvä yhtenäinen ja ristiriidaton kokonaisuus.
Juridisesti tärkeä vaihe
On tärkeää huomioida, että rakentamisen valmisteluvaiheeseen liittyvät myös oleellisimmat rakennushankkeeseen ryhtyvän lakisääteiset velvollisuudet. Nämä velvollisuudet juontuvat maankäyttö- ja rakennuslaista. Kirjataan tähän alkuun muutamia otteita keskeisistä lain kohdista ja tilaaja koskevista velvoitteista.
Rakennushankkeeseen ryhtyvän on huolehdittava siitä, että rakennus suunnitellaan ja rakennetaan rakentamista koskevien säännösten ja määräysten sekä myönnetyn luvan mukaisesti. Taloyhtiö kiinteistön omistajana on hankkeeseen ryhtyvä, joka on sanan mukaisesti ryhtymässä rakentamaan, tai ainakin tässä vaiheessa vakain tuumin sitä valmistelee. Hänellä tulee olla hankkeen vaativuus huomioon ottaen riittävät edellytykset sen toteuttamiseen sekä käytettävissään pätevä henkilöstö. (MRL § 119). Lain kohta korostaa siis huolehtimisvelvollisuutta, joka käytännössä kuitenkin hoidetaan niin, että esimerkiksi suunnitelman laatimista koskevat velvoitteet siirretään sopimuksellisesti suunnittelijakonsultin hoidettavaksi. Tärkeää on kuitenkin vielä alleviivata, että rakennushankkeeseen ryhtyvällä on viime kädessä suurin vastuu juuri tuon huolehtimisvelvollisuutensa kautta. Voidessaan näyttää toteen, että on toiminut huolellisesti, voidaan virheen tai vahingon sattuessa syyllistä hakea muista osapuolista.
Muutamia vuosia vanhalla asetuksella velvoitettiin rakennuttaja (taloyhtiö) laatimaan rakentamisen suunnittelua ja valmistelua varten turvallisuusasiakirja, rakennustyön toteutusta varten kirjalliset turvallisuussäännöt ja työmaata koskevat kirjalliset menettelyohjeet. (VNa 205/2009 § 8).
Suomeksi tämä tarkoittaa, että hankkeeseen ryhtyvä kertoo työhön ryhtyvälle urakoitsijalle hankkeen toteuttamiseen liittyvistä turvallisuusriskeistä. Tämä tulee huomioida myös laadituissa suunnitelmissa. Turvallisuusasiakirja on hankkeen aikana ns. revisioituva asiakirja, jota päivitetään tarvittaessa, sen mukaan mikäli uusia hankeriskejä ilmenee. Aiemmin on jo todettu, että rakennuttaja on velvollinen laadituttamaan esimerkiksi haitta-ainekartoituksen tästä samasta syystä. Tämä työturvallisuuteen liittyvä yhteistoimintavelvoite on todellisuudessa ollut olemassa paljon kauemmin, mutta lainsäätäjä halusi asetuksen voimin vielä korostaa tilaajan velvoitteita asian suhteen. Tilaaja on velvollinen nimeämään hankkeelle turvallisuuskoordinaattorin, joka tyypillisesti on hankkeen projektipäällikkö. Turvallisuuskoordinaattori tulee nimetä jo suunnitteluvaiheen alkaessa, mutta mainitsen sen vielä tässä yhteydessä uudelleen, koska tässä rakentamisen valmisteluvaiheessa asiaan tulee jotenkin enemmän ”konkretiaa”, kun turvallisuutta koskevat asiakirjatkin laaditaan.
Rakennuttajan on nimettävä yhteiselle rakennustyömaalle päätoteuttaja. Kun rakennustyömaalle ei ole nimetty päätoteuttajaa, vastaa rakennuttaja myös päätoteuttajalle kuuluvista velvollisuuksista. (VNa 205/2009 § 6). Päätoteuttaja on käytännössä taloyhtiöhankkeissa useimmiten pääurakoitsija. Yleisten sopimusehtojen kautta tulee mm. tähän liittyviä suoritusvelvollisuuksia.
Lupaa tai muuta viranomaishyväksyntää edellyttävässä rakennustyössä tulee olla työn suorituksesta ja sen laadusta vastaava, joka johtaa rakennustyötä sekä huolehtii rakentamista koskevien säännösten ja määräysten sekä myönnetyn luvan ja hyvän rakennustavan mukaisesta työn suorittamisesta (vastaava työnjohtaja). Tarpeen mukaan rakennustyössä tulee olla myös erityisalan työnjohtajia sen mukaan kuin asetuksella säädetään.
Viimeisenä juridisena kohokohtana tilaajavelvoitteisiin kuuluu tilaajavastuulain mukaiset velvoitteet, jonka mukaisesti tilaajan on pyydettävä sopimuspuolelta ja tämän on annettava tilaajalle 5 § mukaiset selvitykset. (Laki tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä 1233/2006). Tilaajavastuutiedot tulee toimittaa ennen sopimuksen solmimista ja tarvittaessa pidemmän sopimuskauden kuluessa myös ns. seurantailmoituksena esim. neljännesvuosittain. Tätä helpottaa sähköinen tilaajavastuu.fi rekisteri, josta tilaaja voi ilmaiseksi tarkistaa sopijapuolensa tilanteen.
Halusin koota tähän alkuun ennen rakentamisen valmisteluvaiheen muuta sisällöllistä läpikäymistä nämä keskeiset tilaajavelvoitteet, koska kokemuksen mukaan niiden voimassa oloa ja ankaraa velvoittavuutta ei läheskään aina taloyhtiön porukassa tiedosteta. Sinällään näissä ei ole mitään ihmeellistä, mutta on hallituksen toki hyvä varmistua, että projektinjohto on tehtäväänsä kuuluen nämä velvoitteet hoitanut ennen urakkasopimusta.
Toteutusmuodosta päättäminen
Toteutusmuoto tai tutummin urakkamuoto on viimeistään nyt valittava. Urakkamuotoja on runsaasti ja niiden kaupalliset ehdot vielä moninaisemmat. Perusideana eri urakkamuodoissa on kuitenkin määritellä vastuut, oikeudet ja velvoitteet sopijapuolten kesken sekä määritellä maksuperuste. Taloyhtiöhankkeissa eniten käytetyimmät urakkamuodot ovat kokonaisurakka ja jaettu urakka. Nämä molemmat ovat maksuperusteeltaan kokonaishintaisia, joissa maksaminen tapahtuu maksueräperusteisesti urakkasuorituksen etenemisen mukaan. Jaetussa urakassa tilaaja valitsee muutaman isomman urakkakokonaisuuden, jotka kilpailutetaan ja solmitaan niistä suorat sopimukset. Yksi näistä tulee nimetä päätoteuttajaksi /-urakoitsijaksi. Tyypillinen jako on rakennusurakka ja LVIS –urakat. Kokonaisurakassa kaikki suunnitelman mukaiset työt kuuluvat yhteen urakkakokonaisuuteen. Yksi hinta, yksi sopijapuoli ja yksi riskin ottaja / katteen kerääjä.
Edellä mainitut urakkamuodot on koettu hyviksi taloyhtiöissä, koska näistä syntyy selkeitä päätöskokonaisuuksia ja vertailuperusteena on useimmiten aina tarjottu urakkahinta. Tilaajan / konsultin työpanos näiden urakkamuotojen kanssa on vähäisempi verrattuna erilaisiin yhteistoiminta tai suunnitteluvelvoitteita sisältäviin urakkamuotoihin.
Tuoreempina kokemuksina taloyhtiöhankkeissa on käytetty varsin menestyksekkäästi myös projektinjohtourakkamuotoa. Näiden lisäksi ollaan virittelemässä erilaisia laajempaan yhteistoimintaan tähtääviä muotoja erityisesti monimuotoisten, vanhojen tai laajempaa jalostamista kaipaavien kiinteistöjen kanssa.
Kaikki urakkamuodot ovat oikein käytettynä hyviä, kun valitaan se mikä on kohteena olevaan saneeraukseen ja omaan tai konsultin kompetenssiin se sopivin. Valitsemanne projektinjohtajan tulee hallita ja kertoa Teille hankkeeseenne sopivien vaihtoehtojen ominaisuudet ja erot, jotta voitte tehdä tästä perustellun päätöksen. Useimmiten urakkamuodosta on jo sovittu hankkeen aikaisemmassa vaiheessa, että hankkeen suunnitelmissakin on voitu tarvittaessa huomioida eri urakkamuotojen ”vaatimukset”. Voisi sanoa, että urakka- ja hankintajako on konsulttinne keskeistä osaamista.
Urakoitsijan valintakriteerit ja kaupalliset asiakirjat
Urakan kaupallisina asiakirjoina tunnetaan yleisimmin:
- sopimusehdot YSE 1998 – yleiset sopimusehdot
- urakkaohjelma kaupalliset ehdot
- urakkarajaliite urakoiden keskinäiset suhteet ja hankkeen yleiset puitteet
- turvallisuusasiakirja
- tarjouspyyntö tarjouspyyntöasiakirja, joka määrittää tarjouksen
- tarjouslomake dokumentti, jolla urakoitsija antaa tarjouksen toivotulla tavalla määrämuotoisena
Lisäksi voidaan pyytää esimerkiksi yksikköhintaluettelo ja projektisuunnitelma.
Tekniset asiakirjat koostuvat laadituista piirustuksista ja selosteista.
Näiden kaikkien tulee muodostaa yksikäsitteinen ja ristiriidaton kokonaisuus, joka kuvaa urakan kohteen, luonteen, omanaisuudet, laajuudet ja laatutason. Tämän varmistamiseksi pääsuunnittelijan velvollisuuksiin kuuluu yhteensovittamisvelvoite. Pääsuunnittelijan johdolla kunkin alan erikoissuunnittelijat yhdessä varmistuvat edellä mainitun mukaisesti, että asiakirjat ovat tavoitteen mukaisia ja edelleen ristiriidattomia. Hankkeen projektinjohdon tulee totta kai olla varmistamassa myös tämän tehtävän osalta tilaajan edun valvonnan nimissä onnistunut suoritus.
Kaupallisten asiakirjojen ja myöhemmin urakkasopimusten malleja löytyy esimerkiksi Rakennustieto Oy:n RT –ohjekortistosta. Nämä ovat erittäin hyviä ja niitä useimmiten käytetään. Vakiofraasien lisäksi asiakirjoihin muotoillaan halutulla tavalla ns. kohdekohtaiset kaupalliset ehdot. Tässä voisi olla varoituksen sana paikallaan. Vaikka houkutus voisikin olla suuri, että kirjaa huomattavasti tilaajaan kallellaan olevia ehtoja ja sanktioita niin samassa lauseessa täytyy painottaa, että kaikki tämä tulee sisältymään hinnoiteltuna urakkahintaan.
Lähtökohtana tulee olla, että vaatimukset ja ehdot ovat tasapainossa kohteen ominaisuuksien ja sopijapuolten kesken. Tärkeänä periaatteena on myös mainittava, että asiat tulee pyrkiä kirjaamaan oikeisiin asiakirjoihin. Teknisiä velvoitteita ei saa sekoittaa kaupallisiin asiakirjoihin eikä päinvastoin. Näin siksi, että useimmiten tämä johtaa hankkeessa ennemmin tai myöhemmin tilanteisiin, jossa puhutaan rahasta. Reilun pelin henki tässäkin lajissa kantaa pitkälle. On myös kokemusperäisesti niin, että urakoitsijat tunnistavat hyvin laaditut asiakirjat ja tarjoavat näitä epäselviä asiakirjoja mieluummin.
Urakoitsijan valintakriteereinä ensimmäisenä tulee mieleen hinta eikö niin. Halvinkin voi toki olla paras, mutta erittäin suositeltavaa on asettaa urakkakilpailijoille myös muita kriteereitä onnistuneen urakoitsijavalinnan suorittamiseksi. Käyn tässä läpi tavanomaisesti käytössä olevat kriteerit. Näitä ovat tilaajavastuuvelvoitteet, referenssit, taloudellinen vakavuus, laatutekijät (laatujärjestelmä). Voidaan siis pitää myös laatu-hinta kilpailu, jossa edellä olevien kelpoisuus luonteisten ehtojen lisäksi määritellään tarkemmin mitkä kriteerit täyttävää toimijaa haetaan.
Hyvänä lähtökohtana urakkakilpailulle pitäisin, että laskentaan pyritään valitsemaan pääsääntöisesti ”samantasoisia” urakoitsijoita. Tällä tähtään siihen, että tarjousten vertailusta muillakin kuin hintakriteereillä tulisi mahdollisimman selkeää. Taitoa tarvitaan myös kohteen laajuuteen sopivien laskijoiden valinnassa. Tuntuu jotenkin hassulta laskettaa pienehköä kohdetta monikansallisella isolla rakennusliikkeellä rinnan pienen kohteeseen sopivan tekijän kanssa. Näinkin voi hyvä yrittäjä löytyä, mutta se osoittaa enemmänkin osaamisen puutetta kuin jäätävää harkintakykyä.
Projektinjohtajan tehtävä on suositella hallitukselle kohteeseen sopivia laskijoita ja tehdä niistä alustavat taustaselvitykset. Samalla on hyvä kysyä soittamalla mikä kulloinkin on laskentaa haluttavien firmojen urakkalaskennan tilanne. Hallitus voi halutessaan omaan kokemuksensa perusteella sitten poistaa tai täydentää laskijalistan haluttavanlaiseksi.
Aiempaan juridisia tilaajan velvoitteita täydentämään kirjaan, tähän asiayhteyteen sopivan, erittäin tärkeän seikan – urakkakilpailun pelisäännöt! RT-ohjekortissa RT16-10182 esitetään Suomen Rakennuttajaliiton ja urakoitsijajärjestöjen yhteisesti hyväksymät rakennusalan urakkakilpailujen periaatteet. Ne koskevat urakkakilpailuja ja niiden yhteydessä noudatettavia tarjousten pyytämisen, antamisen ja käsittelyn sekä urakkasopimusten tekemisen yleisiä menettelytapoja. Tällä pyritään turvamaan mm. tarjoussalaisuus ja urakkatarjoajien tasapuolinen kohtelu.
Väliaika
Tässä kohdin on hyvä vähän koota ajatuksia, että voidaan jatkaa tarjouslaskentaa ja sitä seuraavia vaiheita kohti. Koen tämän vaiheen erittäin tärkeänä yhtään väheksymättä hankkeen aiempien vaiheiden merkitystä. On kuitenkin niin, että rakentamisen valmisteluvaiheessa valetaan ainakin henkiset perustukset koko hankkeen onnistumiselle. Lopputuloksena tehdään investointihankkeen kauaskantoisin ja kallein päätös – rakentamispäätös. Asuntoyhtiön strategia, tarve määritys, valveutunut hankesuunnittelu ja onnistunut suunnitteluvaihe valmistavat yhtälailla rakentamispäätöstä, mutta eiköhän kilpailuteta ensin.
Urakkakilpailusta tarjousten käsittelyyn
Valitulle urakoitsijajoukolle (5 – 10 laskijaa) toimitetaan yhtäaikaisesti koko tarjousaineisto yhtenä kopiosarjana kullekin. Saatuaan aineiston he aloittavat oman työnsä määrien laskemiseksi ja hinnan määrittelemiseksi. Käytännössä asiakirjapinot jatkavat kopioituina matkaa alihankkijoille ja –urakoitsijoille, jotka edelleen antavat tilaajan valitsemille urakoitsijoille omat ennakkohintansa. Laskenta-aika määrittyy kohteen laajuuden ja ajankohdan mukaan, mutta 4 – 6 viikkoa lienee se eniten käytetty aikajänne. Kohtuullisella laskenta-ajalla varmistetaan, että on ylipäätään mahdollista laskea ja saada tarvittavat alihankintahinnat.
Tarjoukset pyydetään takaisin säädettynä ajankohtana ja valmistellaan tarjousten avaus.
Tarjousten avauksesta laaditaan avaustaulukko ja tarkistetaan samalla alustavasti tarjousten vastaavuus tarjouspyyntöön. Projektinjohto käy useimmiten yhdessä hallituksen ja isännöitsijän kanssa läpi saadut tarjoukset. Näistä valitaan urakkaneuvotteluun kutsuttavat firmat. Pari – kolme yritystä on riittävä määrä selonottamiseen. Otamme siis selkoa yksityiskohtaisemmin siitä, että urakoitsijan tarjous on kattava ja vastaa tarjouksen pyytäjän tarkoittamaa sisältöä. Samalla tutustutaan tarjonneeseen organisaatioon ja heidän toimintatapoihinsa. Näistä laaditaan pöytäkirjat ja edelleen projektinjohtajan esityksestä valmistellaan hallituksen päätösesitys urakoitsija valinnasta. Tarvittaessa neuvotteluja käydään useampi esimerkiksi neuvottelussa esiin tulleiden seikkojen tarkentamiseksi tai hinnoittelemiseksi. Urakoitsijavalinnan tulisi tukeutua tarjouspyynnössä esitettyihin kriteereihin, mutta viime kädessä kuitenkin niin, että hallituksen tulee pystyä perustelemaan yhtiökokoukselle valintansa perusteet.
Mikäli tarjouskilpailu on onnistunut ja saavutettu urakkahintataso ym. kriteerit vastaavat asetettuja tavoitteita ryhdytään yhdessä hallituksen kanssa valmistelemaan rakentamispäätösesitystä yhtiökokoukselle.
Rakentamispäätös
Yhtiökokous päättää siis ensisijaisesti rakentamispäätöksen tekemisestä yhdessä hankkeen rahoituksen kanssa. Valmista esityslistaa ei kannata tähän luonnostella, koska kukin yhtiö valmistelee sen tarpeen mukaisella tavalla. Päätöstä edeltää aina erillinen infotilaisuus joko samana iltana tai viikko – pari aikaisemmin.
Sellainen huomio palautetaan mieliin tässä kohdin, että asianmukaisesti suoritetusta hankesuunnittelusta saakka on mahdollisesti suunnittelutettu hanketta hieman välttämättömintä urakkasisältöä laajemmin. On ehkä pyydetty joitain urakan osia erillishintoina tai optioina. Nämä alistetaan yhtiökokouksen päätettäväksi hallituksen harkitsemalla tavalla. Rahoituspäätösesityksen tulee sisältää urakkahinnan lisäksi määrärahavaraus rakennuttajakuluihin sekä hankintavaraus mahdollisiin lisä- ja muutostyökuluihin. Varaumana tyypillisesti lasketaan 10 – 15 % yli urakkahinnan.
Sitten vaan, kutsu liikkeelle ja kokousta odottelemaan. Hyvin valmistellut ja perustellut päätösesitykset ovat hallituksen paras selkänoja näinkin isoista asioista päätettäessä. Se tehtävä, joka hankesuunnitteluvaiheessa annettiin saa rakentamispäätöksessä sinetin.
Myönteisen toteutuspäätöksen myötä isännöitsijä ja hallitus toimeenpanee rahoitusjärjestelyt. Projektinjohto ryhtyy valmistelemaan urakkasopimusta sekä hankkeen käynnistämiseen liittyviä toimenpiteitä. Rakentamispäätöstä valmistelevana toimenpiteenä on jo varmistettu rakennusluvan tilanne, työnaikainen suunnittelu ja valvonta.
Urakkasopimus
Urakkasopimus edustaa kahden sopijapuolen välistä tahtotilaa urakan ehdoista ja suoritusvelvollisuudesta. Urakkasopimus perustuu urakkalaskennassa olleisiin asiakirjoihin, annettuun tarjoukseen ja käytyihin neuvotteluihin. Nyt solmittavan urakkasopimuksen juridisen kaaren sulkee aikanaan hankkeen valmistuessa ensin urakan vastaanotto ja taloudellinen loppuselvitys. Lopullisesti yhteinen matka päättyy valmistumisesta laskettavan kahden takuuvuoden ja 10 vuoden virhevastuun jälkeen. Ehkä tämänkin osaltaan antaa perspektiiviä siihen, että rakentamisen valmistelu ja sen finalisoivat urakkasopimus ei ole rutiinisuoritus vaan huolellisesti suoritettava ja tarkkaan dokumentoitava hankevaihe onnistuneen toteutusvaiheen lähtökohdaksi.
Osakas – kolmas osapuoli
Käyttäjää eli osakasta tai vuokralaista ei ole tähän mennessä huomioitu kuin sivulauseessa yhtiökokouksen päätöksentekijänä. Niin se vähän onkin, koska nyt tuli valmistelluksi taloyhtiötasoinen urakka ja rakentamispäätös. On kuitenkin erittäin tärkeää, että kaupallisiin asiakirjoihin kirjataan velvoitteiksi urakoitsijalle osakaslähtöisen palvelun ja osakastiedottamisen järjestäminen. Se voi olla jopa yhtenä keskeisenä urakoitsijan valintakriteerinä. Hallituksen vaaka on kallistunut monessa käymässäni neuvottelussa paremman palvelun tarjoavan urakoisijan puoleen. Osakaslähtöinen toiminta on ehdottomasti oman artikkelinsa arvoinen. Sitä tullaan käsittelemään tulevissa rakentamisen ohjausta ja vastaanottoa käsittelevissä jutuissa.
Niin mikä ihmeen kolmas osapuoli? YSE 1998 sopimusehdot tuntevat osakkaan tai vuokralaisen kolmantena osapuolena johon taloyhtiön ja urakoitsijan välisen sopimuksen mukaista työtä suoritettaessa voidaan vaikuttaa. Kysymys ei ole parisuhde oppaasta vaan vastuusta kolmannelle osapuolelle, jos urakan suorittamisesta aiheutuu hänelle todennettavaa haittaa. Tähän sen tarkemmin menemättä ajattelin, että tämäkin on hyvä asemoida paikalleen, että mielletään miten urakan aikainen komentoketju taloyhtiön, osakkaan ja urakoitsijan välillä menee. Yksinkertaistaen osakkaan ensisijainen y -piste on aina taloyhtiö, hallitus ja isännöitsijä. Urakanaikaisista käytännöistä informoidaan kuitenkin aina erikseen ja toimintaan kulloinkin annettujen ohjeiden mukaisesti.
Lämmintä keskikesän juhlaa toivottaen!
Juuso Hämäläinen, projektinjohtaja
Rakennuttajatoimisto Valvontakonsultit Oy