Neuvottelumenettely toteutettiin ns. kevennettynä menettelynä sisällyttäen siihen muutaman tunnin työpajan kunkin tarjoajan kanssa. Työpajoissa työstettiin hankkeeseen liittyviä tehtävien yhteistyössä tilaajan ja Rapp:n edustajien kanssa. Neuvottelumenettelyn yksi keskeisistä ajatuksista on oppia puolin ja toisin lisää hankkeesta. Asian konkretisoimiseksi työpajoissa tehtiin muutamia tehtäviä ennalta määritetyn tehtävänannon mukaisesti. Tarjoajat saivat välipalautteen myötä lopullisen tarjouksen yhteydessä palautettavan loppumateriaalin työstettäväkseen. Vuoropuhelu tarjoajien kanssa mahdollistaa erityisesti tilaajaa osapuolelle hankeymmärryksen kasvattamisen. Samalla saimme ennen urakoitsijan valintaa tuntumaa siitä, millä tavalla kunkin tarjoajan kanssa yhteistyö hankkeen aikana toimisi.
Tarjoajat valikoituivat työpajoihin ennalta määriteltyjen kriteereiden perusteella. Hallitus tutustui ennen työpajoja ehdokkaiden toimittamiin laatumateriaaleihin. Hintatarjoukset katsottiin yhteisesti vasta laatupisteytyksen jälkeen, jolloin ne eivät vaikuttaneet laadulliseen arviointiin.
Kvartti Putkiremontti Oy sai kilpailutuksen tuloksena parhaat hinta-laatupisteet ja näin ollen heidät valittiin hankkeen KVR-urakoitsijaksi.
Taloyhtiö hankkeessa kokeellinen työpajatoiminta sai todella hyvän vastaanoton, joten tulemme käyttämään tätä hankintamallia jatkossakin, projektipäällikkö Anne Pursiainen kertoo.
As Oy Kirstilaxin hallituksen puheenjohtaja Pekka Killström
”Miten löytää hinta-laatusuhteeltaan hyvä urakoitsija? Entä moniko taloyhtiö valitsee vain urakoitsijan, joka näyttää tarjoavan halpaa hintaa? Voiko onnistumisen varmistaa? Kyllä voi! Projektijohtaja Juuso Hämäläinen Rapp:lta ehdotti meille alalla aivan uutta lähestymistä ja työkalua.
Muutama tarjouksen antanut urakoitsijakandidaatti kutsuttiin työpajoihin, joita he johtivat ennalta määritettyjen tehtävänantojen pohjalta. ”Perinteiset” myyntipuheet kiellettiin. Hankintamenettelyn pelisääntöjen mukaisesti laatuarvioinnin yhteydessä tilaajalla ei ollut tarjoushintoja tiedossaan. Uuden hankintamallin esittäminen oli rohkea teko Rapp:lta. Luotimme heidän asiantuntemukseensa ja koimme neuvottelumenettelyn soveltuvan erinomaisesti taloyhtiöhankkeen urakoitsijavalintaan.
Työpajoissa saimme mainion tuntuman urakoitsijan johtamisotteesta, organisoimiskyvystä, aikatauluhallinnasta sekä urakoitsijan ja tilaajan välisestä kemiasta. Arvioinnin kohteena olivat lisäksi yhteistyötavat osakkaiden kanssa sekä viestinnän sisältö ja systemaattisuus. Työpajatyöskentelyn ilmapiiri heijasti hyvin tunnistettavasti urakoitsijan yrityskulttuurin piirteitä, kuten aktiivisuus ja vastuun ottaminen. Tiimihenki taloyhtiön, Rapp:n ja valitun urakoitsijan kanssa syntyi jo työpajan aikana.
Urakan tilaajana meille oli ensiarvoisen tärkeää saada tietää, miten urakoitsija vastaisi asumisviihtyvyyden, laadun ja omaisuutemme vaalimisen haasteisiin eli taloyhtiömme strategiaan.
Tähän mennessä olemme huomanneet, että urakoitsijavalinta onnistui taloyhtiön, hallituksen, osakkaiden ja vuokralaisten näkökulmasta nappiin. Annamme vahvan suosituksemme Rapp:n kanssa toteutetulle, taloyhtiö kentässä uudelle hankintamenettelylle.”
Kvartti Putkiremontti Oy, toimitusjohtaja Teemu Kallio
On hienoa nähdä, että alalla tehdään jotain uutta. Luodaan tiimi, lähdetään paneutumaan urakan haasteisiin ja tekemään töitä yhteistyössä, kun tavoite on kirkkaasti määritelty. Uskon todella, että tiimissä on voimaa ja onnistuneen hankkeen edellytykset on hyvässä yhteistyössä.
Oli upeata nähdä, kun taloyhtiö on valveutunut ja määrittänyt itselleen strategiset tavoitteet, arvot sekä vision kiinteistön kehittämistä varten. Oli luontevaa lähteä rakentamaan urakoitsijan puolelta tiimiä projektille, kun ennen tarjouksen laatimista päästiin käsiksi taloyhtiön tahtotilaan.
Uskon, että tällä hankemallilla tullaan saavuttamaan asiakasystävällisempää, laadukkaampaa ja kokonaistaloudellisempaa korjausrakentamista. Tiimissä on voimaa.
#RAPP #KvarttiPutkiremontti #Kirstilax #kiinteistösaneeraus #neuvontamenettely
